GS-Global gagne au moins 1h par jour

GS Global, un courtier en assurances basé dans la région de Fribourg, était confronté à un processus long et sujet à des erreurs pour la préparation de ses rendez-vous clients et la gestion des tâches post-rendez-vous. Avant l'automatisation, voici comment le processus se déroulait :

1. Préparation du Rendez-Vous :
   • Création manuelle d'un document de notes de rendez-vous.
   • Remplissage des informations client telles que le nom, l'adresse, etc.
   • Recherche des polices d'assurances liées au client existant dans le CRM pour les résumer une par une dans le document de notes.
   • Ce processus était chronophage et sujet à des erreurs humaines.
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2. Pendant le Rendez-Vous :
   • Le courtier remplissait la note de rendez-vous en ajoutant des tâches à attribuer à différentes personnes.
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3. Post Rendez-Vous :
   • Transmission du document au back-office.
   • Retranscription manuelle du document dans le CRM.
   • Introduction des tâches pour le suivi.
   • Ces étapes nécessitaient beaucoup de temps et étaient sources de frustration pour l'équipe car elles consistaient uniquement à la retranscription de texte.

Pour remédier à ces inefficacités, GS Global a mis en place une automatisation complète de son processus de préparation et de gestion des rendez-vous clients.

1. Automatisation de la Préparation des Rendez-Vous :
   • Dès la création d'un rendez-vous dans l'agenda de GS Global, une note de rendez-vous est automatiquement générée.
   • Cette note comprend un résumé des polices d'assurances du client et toutes les informations nécessaires à jour.
   • Les courtiers disposent ainsi immédiatement de toutes les informations nécessaires pour se préparer efficacement.
2. Automatisation du Post Rendez-Vous :
   • Après le rendez-vous, le courtier transfère le fichier de notes de rendez-vous dans un cloud.
   • Le système d'automatisation informe automatiquement toute l'équipe de GS Global des tâches qui leur sont attribuées via le CRM.
   • Si le courtier doit mettre à jour des informations sur le client, il peut facilement modifier la partie correspondante dans le système.

L'implémentation de cette automatisation a apporté des avantages significatifs à GS Global :

1. Gain de Temps :
   • En moyenne, 100 polices d'assurances sont résumées et une centaine de notes de rendez-vous sont redistribuées chaque mois.
   • La préparation des rendez-vous, auparavant laborieuse, est maintenant instantanée et fiable.
2. Efficacité Accrue des Courtiers :
   • Les courtiers sont mieux préparés pour leurs rendez-vous grâce à des informations précises et à jour.
   • Ils peuvent se concentrer sur la relation client et la vente plutôt que sur des tâches administratives.
3. Satisfaction du Back-Office :
   • L'équipe du back-office est soulagée de la charge de travail liée à la retranscription des documents.
   • Elle peut maintenant se concentrer sur des tâches plus intéressantes et à plus forte valeur ajoutée.
   • La suppression des erreurs humaines dans la retranscription améliore également la qualité des données dans le CRM.
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L'automatisation du processus de préparation et de gestion des rendez-vous chez GS Global a transformé leurs opérations, leur permettant de gagner en efficacité, en précision et en satisfaction client et employé. Cette initiative montre comment une technologie bien implémentée peut résoudre des problèmes opérationnels complexes et apporter des améliorations tangibles à tous les niveaux d'une organisation.